Despachos de abogados
Unificación documental de despachos de abogados tras una fusión o integración
Dos despachos, dos formas de nombrar los expedientes y veinte años de fondo documental. Genia Ops unifica el fondo y lo entrega ordenado a SententIA, la plataforma de gestión procesal.
Para quién
Despachos que se fusionan, absorben una cartera de clientes o integran las oficinas que hasta ahora funcionaban por su cuenta.
El escenario
Dos despachos firman la integración. Sobre el papel es una suma; en la práctica, cada uno llega con su propio sistema de nombrar expedientes, su propio criterio de archivo y veinte años de fondo documental en formatos que van del PDF nativo al escaneo de un fax.
Los primeros meses la nueva firma trabaja con dos archivos paralelos. Un socio de la oficina que se incorpora no sabe buscar en el fondo de la otra, y viceversa. El conflicto de intereses hay que comprobarlo dos veces, en dos sistemas, con dos nomenclaturas. Y los plazos procesales no esperan a que termine la integración.
El proyecto de migración se presupuesta a un año y se subcontrata a un equipo que teclea metadatos. Mientras tanto, el fondo documental —que es el activo real del despacho— sigue sin ser consultable de forma unificada.
Dónde se atasca hoy
- Dos nomenclaturas de expediente que no se corresponden entre sí
- El mismo cliente dado de alta dos veces con datos distintos
- Escaneos sin capa de texto que ninguna búsqueda alcanza
- La comprobación de conflictos exige revisar dos archivos por separado
- Los plazos y señalamientos viven en agendas que no se hablan
- Nadie quiere ser quien decida qué versión de un documento es la buena
Cómo ayuda Genia Ops
- 01
Un inventario real antes de mover nada
Genia Ops indexa los dos fondos tal y como están —Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox y los buzones de cada oficina— y construye el mapa de lo que hay: cuántos expedientes, qué solapamientos, qué está duplicado y qué es ilegible. La migración deja de planificarse a ciegas.
- 02
Normaliza expedientes, clientes y partes
Un agente por bloque de expedientes propone la equivalencia entre nomenclaturas, unifica las fichas de cliente duplicadas y relaciona cada documento con su procedimiento, su cliente y las partes que intervienen. Lo dudoso lo pregunta; no lo resuelve por su cuenta.
- 03
Detecta conflictos de interés sobre el fondo unificado
Con las dos carteras en el mismo grafo, la comprobación de conflictos se hace una sola vez y sobre el conjunto, incluyendo partes contrarias que aparecen enterradas en el cuerpo de un escrito y no en la ficha del expediente.
- 04
Deja constancia de cada decisión de archivo
Cada fusión de fichas y cada asignación queda registrada con su justificación. Si dentro de dos años alguien pregunta por qué dos expedientes se unificaron, la respuesta está documentada.
Integración
Genia Ops + SententIA
Genia Ops resuelve la parte de arqueología documental: encontrar, relacionar y normalizar lo que hay repartido entre buzones y unidades de red. SententIA es la plataforma de gestión procesal inteligente donde ese material pasa a vivir y a trabajarse en el día a día del despacho: expedientes centralizados, transcripción de vistas, extracción de hechos clave, búsqueda de jurisprudencia y redacción asistida.
- Genia Ops entrega el expediente ya unificado; SententIA lo gestiona a lo largo del procedimiento
- Las partes, fechas e importes que extrae el agente entran como hechos del expediente, no como texto suelto
- Las grabaciones de vistas indexadas por Genia Ops complementan la transcripción inteligente de SententIA
- Para despachos con requisitos estrictos de confidencialidad, SententIA ofrece además un despliegue local
Qué queda hecho
- Un fondo documental único, consultable desde cualquiera de las oficinas
- Fichas de cliente y expediente deduplicadas, con las decisiones justificadas
- La comprobación de conflictos hecha sobre la cartera completa
- El material normalizado y listo para cargarse en la plataforma de gestión procesal
- Un inventario explícito de lo que no se pudo recuperar, para decidir qué hacer con ello
Fuentes que entran en juego
- Google Drive
- OneDrive y SharePoint
- Dropbox
- Gmail y Outlook
- Vídeo y audio
¿Te suena este escenario?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te enseñamos cómo quedaría con Genia Ops.