Finanzas
Cierre fiscal y contable trimestral sin perseguir justificantes
Cruza los movimientos bancarios con las facturas que llegaron por correo, localiza los justificantes que faltan y deja el trimestre listo para la asesoría.
Para quién
Equipos de administración y finanzas de pymes, autónomos con volumen y despachos que preparan el cierre de sus clientes.
El escenario
El trimestre se cierra con la misma escena de siempre: un extracto bancario en una pestaña, el buzón de correo en otra y una carpeta de descargas con facturas nombradas factura_final_v2.pdf. Cada cargo hay que identificarlo, buscar el correo donde llegó la factura, comprobar que el importe cuadra y guardarla donde toca.
El problema no es la dificultad: es el volumen y la dispersión. La información existe, pero vive repartida entre el banco, tres buzones, el Drive del departamento y los adjuntos que alguien se reenvió a sí mismo. Nadie tiene la foto completa hasta que se sienta a montarla a mano, y para entonces la asesoría ya está pidiendo los datos.
El resultado típico son dos o tres días de trabajo mecánico al trimestre, más las idas y venidas por los justificantes que no aparecen y que acaban perdiéndose como gasto no deducible.
Dónde se atasca hoy
- El justificante de un cargo puede estar en un correo, en un adjunto o en una carpeta compartida, y no hay forma de saberlo sin mirar
- Las suscripciones recurrentes generan decenas de facturas idénticas salvo por la fecha y el importe
- Los importes no siempre coinciden: comisiones, cambio de divisa, cargos agrupados
- Cuando falta un justificante, nadie sabe si nunca llegó o si está traspapelado
- El conocimiento del proceso vive en la cabeza de una persona
Cómo ayuda Genia Ops
- 01
Indexa el buzón y las carpetas donde ya están las facturas
Conectas Gmail u Outlook y el almacenamiento en la nube que uséis. Genia Ops indexa correos, hilos y adjuntos en el grafo de conocimiento: cada PDF queda relacionado con el correo que lo trajo, el remitente y la fecha.
- 02
Sube el extracto y el agente lo concilia
Le pasas el extracto bancario del periodo y describes el objetivo en una frase. El planificador lo descompone: un objetivo por proveedor recurrente y otro para los cargos sueltos, cada uno con sus tareas.
- 03
Cada agente busca, compara y documenta
El agente asignado a cada objetivo busca la factura de cada cargo, comprueba el importe y la fecha, y deja anotado dónde la ha encontrado. Cuando el importe no cuadra —una comisión, un cambio de divisa— lo señala en lugar de forzar la coincidencia.
- 04
Te pregunta en lugar de inventar
Si un cargo no tiene justificante localizable, el agente no lo da por bueno: abre la duda en el chat con lo que sí ha encontrado, y tú decides si se reclama al proveedor o se marca como no deducible.
Qué queda hecho
- Una conciliación cargo a cargo con el justificante enlazado a su origen
- La lista corta y accionable de lo que falta, con el proveedor al que reclamarlo
- Las facturas recogidas y ordenadas en la carpeta que uséis con la asesoría
- Un registro de cómo se llegó a cada conclusión, revisable meses después
Fuentes que entran en juego
- Gmail y Outlook
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
¿Te suena este escenario?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te enseñamos cómo quedaría con Genia Ops.