Operaciones
Auditoría del gasto recurrente en proveedores y suscripciones
Inventaría las suscripciones activas a partir de correos y extractos, y detecta duplicidades, subidas de precio y renovaciones automáticas.
Para quién
Dirección financiera, operaciones e IT en organizaciones donde varias personas pueden contratar herramientas con tarjeta.
El escenario
Nadie contrató de más a propósito. Simplemente, durante tres años, distintos equipos fueron dando de alta herramientas con la tarjeta de empresa: dos gestores de tareas, tres almacenamientos en la nube, licencias de gente que ya no está y un plan que se duplicó cuando alguien creó una segunda cuenta para una prueba.
El gasto recurrente es el que menos se mira porque cada línea es pequeña. Sumado, es una partida seria, y la única traza completa de qué se contrató y en qué condiciones son los correos de alta y las facturas mensuales, repartidos entre buzones personales.
Cuando alguien pregunta cuánto se gasta en software, la respuesta honesta suele ser una estimación.
Dónde se atasca hoy
- El mismo proveedor aparece con nombres distintos en el extracto y en la factura
- Las subidas de precio llegan por correo y nadie las revisa
- Las renovaciones anuales se cobran antes de que dé tiempo a decidir
- Hay licencias asignadas a personas que ya no están en la organización
- El coste real por herramienta exige sumar cargos en varias divisas y periodos
Cómo ayuda Genia Ops
- 01
Reconstruye el inventario desde el rastro real
Genia Ops indexa los correos de alta, las facturas y los avisos de renovación, y los cruza con los cargos del extracto. El inventario no se declara a mano: se reconstruye a partir de lo que efectivamente se ha pagado.
- 02
Agrupa lo que es el mismo proveedor
El agente reconoce que un cargo, una factura y un correo de bienvenida se refieren al mismo servicio aunque el literal del banco no se parezca al nombre comercial, y lo agrupa en una sola línea.
- 03
Señala lo que merece una decisión
Duplicidades entre herramientas que hacen lo mismo, planes con más asientos que usuarios activos, subidas de precio respecto al periodo anterior y renovaciones que vencen en los próximos noventa días.
- 04
Deja el aviso antes del cargo
Con las renovaciones fechadas y los plazos de preaviso extraídos de las condiciones, la decisión de renovar o cancelar se toma con margen y no al ver el cargo en el extracto.
Qué queda hecho
- El inventario de suscripciones activas con su coste anualizado
- La lista de duplicidades y licencias sin uso, con el ahorro estimado
- Un calendario de renovaciones con sus plazos de preaviso
- El histórico de precios de cada proveedor, para negociar con datos
Fuentes que entran en juego
- Gmail y Outlook
- Google Drive
- Dropbox
- Google Calendar
¿Te suena este escenario?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te enseñamos cómo quedaría con Genia Ops.